Kinderen met een extra zorgbehoefte gaan vaak naar een voorschoolse zorgsetting zoals een medisch kinderdagverblijf (MKD). Zodra een kind toe is aan onderwijs, wordt met de ouders besproken welk onderwijsvorm het best passend is.

Als op basis van de ontwikkeling van het kind regulier basisonderwijs het meest passend is, dan melden ouders hun kind schriftelijk aan bij de regulier basisschool van hun keuze. Ouders geven bij de aanmelding aan dat hun kind voorschoolse zorgondersteuning heeft gehad en geven aan wat de ondersteuningsbehoefte van hun kind is. De school waar het kind is aangemeld heeft vanaf dat moment de zorgplicht.

Soms is regulier basisonderwijs (nog) niet de best passende plek voor een kind, of er is nog niet duidelijk welke onderwijsvorm het best passend is. Het samenwerkingsverband vindt het in dat geval belangrijk dat de reguliere basisschool betrokken wordt bij het bepalen van de onderwijssoort die het best passend is voor een kind. Dat kan, afhankelijke van de situatie, op vier verschillende manieren:

1. Ouders melden hun kind schriftelijk aan bij de reguliere basisschool van hun voorkeur. Deze school heeft vanaf dat moment de zorgplicht en begeleidt de ouders bij het zoeken naar de best passende onderwijsplek voor hun kind. Is dat SBO of SO dan vraagt de school een TLV aan voor het kind.

2. Ouders geven bij de voorschoolse zorgsetting aan welke reguliere basisschool hun voorkeur heeft. De voorschoolse zorgsetting betrekt de voorkeursschool vroegtijdig bij de begeleiding van een kind naar het reguliere basisonderwijs. De voorkeursschool onderzoekt samen met de voorschoolse zorgsetting en de ouders wat de onderwijs-ondersteuningsbehoefte van het kind is. Is SBO of SO het best passend, dan vraagt de voorkeursschool de TLV aan. Ouders melden hun kind dan aan op de SO- of SBO-school van hun voorkeur.

3. De voorschoolse zorgsetting betrekt een coördinator passend onderwijs (CPO) vroegtijdig bij de begeleiding van een kind naar het reguliere basisonderwijs of speciaal (basis) onderwijs. De CPO-er, of een reguliere basisschool die hiertoe door de CPO-er wordt ingeschakeld, onderzoekt samen met de voorschoolse zorgsetting en de ouders wat de onderwijs-ondersteuningsbehoefte van het kind is. De CPO-er of de betrokken basisschool schrijft een kort verslag van zijn/haar bevindingen en stuurt dit naar de ouders. Op basis hiervan melden de ouders hun kind schriftelijk aan bij een school die past bij de onderwijs-ondersteuningsbehoefte van het kind. Deze school heeft vanaf dat moment de zorgplicht en vraagt een TLV aan voor het kind.

4. Ouders melden hun kind zelf rechtsreeks schriftelijk aan bij de SBO- of SO-school van hun keuze. Deze school heeft vanaf dat moment de zorgplicht en vraagt (indien nodig) een TLV aan voor het kind.

Scholen zijn wettelijk verplicht om ouders de mogelijkheid te bieden hun kind rechtstreeks schriftelijk aan te melden bij hun voorkeursschool. Het aanmeldformulier staat op de website van elke school of wordt op verzoek van de ouders toegestuurd. Het is als school niet toegestaan om als voorwaarde te stellen dat er eerst een oriënterend gesprek moet plaatsvinden voordat ouders hun kind schriftelijk kunnen aanmelden.

Na ontvangst van een schriftelijk aanmelding heeft de school zes weken (excl. schoolvakanties) de tijd om te onderzoeken of aan de specifieke ondersteuningsbehoefte van het kind kan worden voldoen. In het schoolondersteuningsprofiel (SOP) van elke school staat beschreven welke zorg de school biedt binnen de basisondersteuning en welke zorg als extra ondersteuning. Het SOP van de school is gepubliceerd op de website van elke school.
Heeft de school hiervoor meer tijd nodig, dan mag deze termijn met maximaal vier weken worden verlengd, mits dit tijdig schriftelijk aan de ouders wordt gemeld. Heeft de school na tien weken om geldige redenen nog geen beslissing genomen en betreft het een leerplichtige leerling die nog niet op een andere school is ingeschreven, dan biedt de school met zorgplicht het kind(tijdelijk) een plek (conform de wet).

Kan een school, zelfs met inzet van extra ondersteuning, niet (meer) voldoen aan de ondersteuningsbehoefte van het kind, dan is de school zogenaamd handelingsverlegen. Ook in dit geval blijft de zorgplicht van de school waar het kind staat ingeschreven gelden. De school gaat op zoek naar een andere school die het kind wel de benodigde passende ondersteuning kan bieden en betrekt de ouders bij dit proces. Dat kan een andere basisschool met een breder zorgaanbod zijn, maar ook een SBO- of SO-school. Als het een SBO- of SO-school wordt dan vraagt de basisschool een TLV aan voor het kind. Om een TLV bij het SWV aan te vragen is minimaal een recent OPP nodig dat voldoet aan de wettelijke eisen. Het kind kan pas starten op de SBO- of SO-school als de TLV is toegekend.

De TLV-procedure staat omschreven in het bijlagenboek van het ondersteuningsplan van het SWV. Een link naar het document is onderaan de pagina opgenomen. Scholen kunnen de TLV aanvragen via LDOS. Hiervoor is een handleiding beschikbaar. De termijn waarbinnen het SWV de TLV-aanvraag behandeld is maximaal zes weken.
De procedure voor een eerste TLV is anders dan voor een TLV verlenging. Beide procedures staan hieronder beschreven.

Eerste TLV
De school waar een kind aangemeld of ingeschreven is vraagt een TLV SBO of SO aan voor het kind. Een eerste TLV voor een kind dat meteen na de zomervakantie gaan starten op een SBO- of SO-school moet aangevraagd worden minimaal zes weken voor de start van de zomervakantie. Wordt de aanvraag later ingediend dan kan door het SWV niet gegarandeerd worden dat de TLV voor de zomervakantie afgegeven is. Bij een overgang van basisonderwijs naar speciaal (basis)onderwijs houdt dat in dat het kind tot ná de zomervakantie ingeschreven blijft op de basisschool.

Verlenging TLV
De SBO-/SO-school waar het kind onderwijs krijgt vraagt een verlenging TLV aan bij het SWV dat de eerste TLV SBO/SO heeft afgegeven.

De ouders geven zienswijze over de plaatsing van een kind in het SBO of SO.
Een TLV-verlenging moet aangevraagd worden minimaal tien weken voor de start van de zomervakantie. Wordt de aanvraag later ingediend dan kan door het SWV niet gegarandeerd worden dat de TLV voor de zomervakantie afgegeven is.

Een TLV kan door het SWV niet met terugwerkende kracht worden afgegeven. De startdatum kan niet voor de datum liggen waarop het aanvraagdossier compleet en ontvankelijk is ingediend is bij het SWV. Een kind kan niet ingeschreven worden op een S(B)O-school voor de ingangsdatum van de TLV.